5 dakikada
KVKK madde 16 ve VERBİS kaydı için tutmanız gereken kişisel veri işleme envanterini (ROPA) dakikalar içinde hazırlayın. Bilgilerinizi ve tedbirlerinizi seçin; envanter tablosu hazır olsun. Şablon başlangıç noktasıdır, avukat onayını ihmal etmeyin.
Nasıl çalışır?
1. İşleme faaliyetlerini girin
Her faaliyet için amacı, veri kategorilerini, alıcı gruplarını ve saklama sürelerini seçin; envanter satırları bu bilgilerden oluşur.
2. Envanteri oluşturun ve indirin
Kişisel veri işleme envanteriniz düzenlenebilir tablo olarak anında hazırlanır; kurum içi kayıt ve VERBİS beyanınıza temel yapabilirsiniz.
3. Güncel tutun
Yeni araç veya veri akışı ekledikçe envanteri güncelleyin; aydınlatma metinleriniz ve saklama-imha politikanız envanterle tutarlı kalmalıdır.
Veri işleme envanteri neden gerekli?
Kişisel veri işleme envanteri; veri sorumlusunun tüm işleme faaliyetlerini amaçları, veri kategorileri, alıcı grupları, azami saklama süreleri, yabancı ülkelere aktarım ve güvenlik tedbirleriyle kayıt altına alır. VERBİS kayıt yükümlülüğü kapsamındaki veri sorumluları için beyanın temelini oluşturur ve Kurul incelemelerinde ilk istenen belgelerdendir.
Doğru bir envanter yalnızca kayıt yükümlülüğü değildir: aydınlatma metinlerinin, saklama ve imha politikasının ve ilgili kişi başvurularına verilen yanıtların da dayanağıdır. Envanteri olmayan bir kuruluşta uyum, belgeye dayanmayan sözlü iddiadan ibaret kalır.
Envanterinizle tutarlı yasal metinler için şu araçları kullanın: KVKK Aydınlatma Metni · Gizlilik Politikası Oluşturucu · Çerez Yönetimi
Sık sorulan sorular
VERBİS kaydı kimler için zorunlu?
Kurulca belirlenen yıllık çalışan sayısı veya mali bilanço eşiklerini aşan veri sorumluları ile ana faaliyeti özel nitelikli veri işlemek olan kuruluşlar kayıt yükümlüsüdür. Eşikler ve istisnalar Kurul kararlarıyla güncellenebildiği için güncel duyuruları KVKK kurumunun sitesinden teyit edin.
Envanter ile VERBİS beyanı aynı şey mi?
Değil. Envanter kurum içi ayrıntılı kayıttır; VERBİS beyanı ise envantere dayanan, kamuya açık özet bildirimdir. Beyan envanterden türetilir; ikisi çelişirse denetimde sorun çıkar.
Envanteri ne sıklıkla güncellemeliyim?
Yeni bir işleme faaliyeti, araç veya veri akışı ekledikçe anında; ayrıca yılda en az bir kez planlı gözden geçirme yapın. Değişiklik VERBİS beyanınıza da yansıtılmalıdır.
Çıktıyı hangi formatta alırım?
Düzenlenebilir tablo olarak; kopyalayıp kurumsal şablonunuza taşıyabilirsiniz. Araç ücretsizdir ve kayıt gerektirmez.