Aydınlatma metni, veri sorumlusunun KVKK m.10 uyarınca kişisel verisi işlenen kişilere sunduğu bilgilendirme belgesidir. Veri sorumlusunun kimliğini, verilerin hangi amaçla işlendiğini, kimlere ve neden aktarıldığını, toplama yöntemini ve hukuki sebebi ile ilgili kişinin haklarını açıklar. Web sitelerinde genellikle ayrı bir sayfa olarak yayımlanır.
KVKK'nın 10. maddesi, veri sorumlusuna 'aydınlatma yükümlülüğü' getirir: kişisel veriler elde edilirken ilgili kişiye veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği, işleme amacı, verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, toplama yöntemi ve hukuki sebebi ile KVKK m.11'de sayılan hakları bildirilmelidir. Bu bilgilendirme rızadan bağımsız bir yükümlülüktür; veri hangi hukuki sebebe dayanılarak işlenirse işlensin aydınlatma yapılması gerekir. GDPR'da benzer bilgilendirme yükümlülükleri şeffaflık ilkesi kapsamında düzenlenir.
Aydınlatma metni ile açık rıza metni farklı belgelerdir ve ayrı tutulmalıdır: aydınlatma tek taraflı bir bilgilendirmedir, rıza ise kişinin aktif onayıdır. İkisinin tek metinde birleştirilip tek kutuyla onaylatılması, uygulamada sık yapılan bir hatadır. Metin sade ve anlaşılır bir dille yazılmalı, işleme amaçları belirsiz ifadelerle geçiştirilmemeli ve ilgili kişinin metne kolayca erişebileceği bir yerde (örneğin site alt bilgisinde) yayımlanmalıdır.
Web sitesi sahibi için pratik adımlar: sitede hangi kişisel verilerin toplandığını çıkarmak (formlar, üyelik, çerezler, sunucu kayıtları), her veri kategorisi için amaç ve hukuki sebep belirlemek, veri aktarımlarını (barındırma, analitik, reklam sağlayıcıları) listelemek ve metni güncel tutmak. Çerezler üzerinden veri işleniyorsa aydınlatma metninin çerez politikasıyla tutarlı olması gerekir; iki belge birbirine atıf verebilir.
Sık sorulan sorular
Aydınlatma metni her web sitesi için zorunlu mu?
Kişisel veri işleyen her veri sorumlusu için aydınlatma yükümlülüğü vardır. Bir web sitesi iletişim formu, üyelik sistemi, çerez veya sunucu kaydı üzerinden kişisel veri topluyorsa (ki çoğu site toplar) KVKK m.10 kapsamında aydınlatma yapmalıdır. Hiç kişisel veri işlemeyen, tamamen statik bir site istisna olabilir; ancak pratikte bu duruma nadiren rastlanır.
Aydınlatma metni ile gizlilik politikası aynı şey mi?
Yakın kavramlardır ama birebir aynı değildir. Aydınlatma metni, KVKK m.10'daki zorunlu unsurları içeren, ilgili kişiye yönelik resmi bilgilendirmedir. Gizlilik politikası ise şirketin veri işleme yaklaşımını daha geniş anlatan, uluslararası kullanımı yaygın bir belgedir. Türkiye'de faaliyet gösteren bir site her iki işlevi tek belgede birleştirebilir; önemli olan m.10'daki unsurların eksiksiz yer almasıdır.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki görüş niteliği taşımaz.