VERBİS, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi'nin kısaltmasıdır: KVKK m.16 uyarınca veri sorumlularının kayıt olduğu, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından tutulan kamuya açık sicildir. Kayıt yükümlüsü veri sorumluları, işledikleri veri kategorilerini, işleme amaçlarını, aktarım yapılan alıcı gruplarını ve saklama sürelerini bu sisteme bildirir.
KVKK'nın 16. maddesi, Kişisel Verileri Koruma Kurulu gözetiminde kamuya açık bir Veri Sorumluları Sicili tutulmasını öngörür; VERBİS bu sicilin elektronik altyapısıdır. Kural olarak kişisel veri işleyen veri sorumluları, veri işlemeye başlamadan önce sicile kaydolmakla yükümlüdür. Kurul, çalışan sayısı, yıllık mali bilanço, işlenen verinin niteliği gibi ölçütlere göre bazı veri sorumlusu gruplarını kayıt yükümlülüğünden istisna tutabilir; bu nedenle her işletmenin kayıt zorunluluğu kendi durumuna göre değerlendirilmelidir.
Kayıt sırasında veri sorumlusu bir envanter mantığıyla bildirim yapar: hangi veri kategorileri işleniyor, hangi amaçlarla, hangi alıcı gruplarına aktarılıyor, ne kadar süreyle saklanıyor ve hangi güvenlik tedbirleri alınıyor. Bu bildirimin gerçeğe uygun olması gerekir; VERBİS kaydı bir formalite değil, kurumun veri işleme faaliyetinin kamuya açık özetidir. Yurt dışında yerleşik veri sorumluları için kayıt, Türkiye'de yerleşik bir veri sorumlusu temsilcisi üzerinden yapılır.
Web sitesi sahipleri açısından pratik önemi şudur: VERBİS bildirimi, sitedeki veri toplama noktalarıyla (formlar, üyelik, çerezler) ve aydınlatma metniyle tutarlı olmalıdır. Sicilde beyan edilen amaçlar ile sitede fiilen yapılan işleme birbirini tutmuyorsa, bu tutarsızlık denetimde aleyhe bir bulgudur. Kayıt yükümlüsü olup olmadığından emin olmayan işletmelerin Kurumun güncel duyurularını takip etmesi ve gerekiyorsa hukuki destek alması yerinde olur.
Sık sorulan sorular
VERBİS kaydı kimler için zorunlu?
Kural olarak kişisel veri işleyen veri sorumluları kayıt yükümlüsüdür; ancak Kurul, çalışan sayısı, yıllık mali bilanço ve işlenen verinin niteliği gibi ölçütlere göre bazı grupları istisna tutmuştur. Yükümlülük işletmenin kendi durumuna göre değişir; bu nedenle Kurumun güncel duyurularının kontrol edilmesi ve tereddüt halinde hukuki görüş alınması önerilir.
VERBİS kaydı ile aydınlatma metni arasındaki ilişki nedir?
İkisi aynı veri envanterinden beslenmelidir. VERBİS'te beyan edilen veri kategorileri, amaçlar, alıcı grupları ve saklama süreleri, sitedeki aydınlatma metninde anlatılanlarla tutarlı olmalıdır. Sicilde olmayan bir amaçla veri işlemek ya da metinde anılmayan bir aktarımı sicilde beyan etmek tutarsızlık yaratır. Envanter değiştikçe her iki belge birlikte güncellenmelidir.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki görüş niteliği taşımaz.